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Markus Biedermann, Generalsekretär im Ministerium Präsidiales und Finanzen nutzt die digitale Aktenverwaltung. (Fotos: ZVG / IKR)
Politik
Liechtenstein|22.09.2020 (Aktualisiert am 22.09.20 14:33)

Generalsekretariate wechseln zu digitaler Aktenverwaltung

VADUZ - Seit dem 21. September nutzen die Generalsekretariate der Ministerien gemäss eigenen Angaben das Aktenverwaltungssystem «LiVE» der Landesverwaltung. Mit diesem Schritt führe die Regierung das «digitale Original» in deren Umfeld ein. Das bedeute, dass vom Posteingang über die Aktenbildung bis hin zum Postausgang und der Archivierung alle Aktenstücke als digitale Originale geführt werden.

Markus Biedermann, Generalsekretär im Ministerium Präsidiales und Finanzen nutzt die digitale Aktenverwaltung. (Fotos: ZVG / IKR)

VADUZ - Seit dem 21. September nutzen die Generalsekretariate der Ministerien gemäss eigenen Angaben das Aktenverwaltungssystem «LiVE» der Landesverwaltung. Mit diesem Schritt führe die Regierung das «digitale Original» in deren Umfeld ein. Das bedeute, dass vom Posteingang über die Aktenbildung bis hin zum Postausgang und der Archivierung alle Aktenstücke als digitale Originale geführt werden.

Die Landesverwaltung stellt schrittweise auf die neue digitale Aktenverwaltung um. Zwischenzeitlich nutzten rund 15 Amtsstellen und diplomatische Vertretungen das System. Nun führten auch die fünf Generalsekretariate dieses Prinzip ein. Bis 2023 soll die gesamte Landesverwaltung auf diese Art der Aktenverwaltung umgestellt haben. «LiVE» bringe nämlich mehrere Vorteile mit sich: Im Vergleich zu einer einfachen Dateiablage biete das System eine grössere Integrität und Nachvollziehbarkeit, eine kontextbasierte Ablage von Dokumenten und einen einfacheren Zugang. Zudem würden die Verfügbarkeit und Zusammenarbeit innerhalb der Verwaltung deutlich verbessert.

Ein Beispiel einer digitalen Amts­signatur.

Was ist das «digitale Original?»

Wesentliche Änderungen ergeben sich gemäss Aussendung für die ein- und ausgehenden Schriftstücke. Eingehende Schriften würden neu gescannt und in der digitalen Aktenverwaltung rechtssicher abgelegt. Dadurch würden die Dokumente zum digitalen Original, wodurch das physische Dokument vernichtet werden kann. Ausgehende Schriftstücke würden deshalb nicht mehr von Hand unterschrieben, da das digitale Dokument führend ist.

Schon im Frühjahr habe die Verwaltung die digitale Amtssignatur im Schriftverkehr eingeführt. Die digitale Signatur gewährleiste in der digitalen Welt eine Sicherheit, die weit über die der klassischen Unterschrift hinausgehe.

(red / ikr)

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